تحقیق هفتم: ٧ برنامه برای مدیریت زمان کارهای روزانه خود که باید انجام دهید!

صبح بود و چشمانم را باز کردم و صبحانه مفصلی خوردم. یک قرار ملاقات کاری داشتم و امروز می‌خواستم با مترو به این جلسه بروم. وقتی به درب مترو رسیدم، دیدم همه مردم می‌دوند! از این همه شتاب تعجب کردم که چرا مردم سراسیمه می‌دوند!!! شاید در یک نظر، صدها نفر می‌دویدند. در یک گوشه ایستادم و به افرادی که وارد مترو می‌شدند، نگاه می‌کردم. از چند نفر پرسیدم: که چرا عجله دارند؟ حدود ٨۵ درصد این افراد پاسخ می‌دادند که ما دیرمان شده است و باید سریعاً به محل کارمان برسیم.

 

 

اینجا بود که متوجه شدم زمان زمینی (ساعت، تاریخ، سن، عمر) همه انسان‌ها را کنترل می‌کند. منظور من عدم وقت‌شناسی نیست بلکه منظورم مغز در گرو زمان نسبی بودن است. به همین خاطر تحقیقاتی در مورد زمان و مدیریت زمان انجام دادم. امروز من در ٧ بخش درباره مدیریت زمان می‌خواهم با شما صحبت کنم که به سادگی بتوانید یک روز کاری‌تان را مدیریت کنید. این بخش‌ها شامل موارد زیر است:

 

مدیریت زمان

 

بخش ١: حقیقت یا واقعیت وجودی زمان

 

زمان مفهوم پیچیده قرن حاضر است که همیشه برای بشر مسئله و معما درست کرده است. هر کس نظریه و نسبیتی از آن را بیان کرده است اما چیزی که حقیقت دارد لزوماً واقعیت ندارد. یعنی آنچه شما با چشم‌تان می‌بینید و در محیط پیرامون لمس می‌کنید، لزوماً واقعیت خارجی ندارد! مثل دایره‌ای که پنکه هنگام روشن بودن تولید می‌کند. آن دایره حقیقت دارد ولی واقعیت ندارد و در اثر سرعت بالای پنکه حاصل شده است که به محض خاموش شدن، دایره نیز از بین می‌رود.

 

مدیریت زمان

 

حکایت زمان و گذشت زمان نیز این‌چنین است، حقیقت دارد ولی واقعیت ندارد. زمان یک مفهوم است که می‌توان آن را در نظر نگرفت. درست است که این روزها همه‌چیز بر اساس ساعت، دقیقه، ثانیه و صدم ثانیه سنجیده می‌شود و بیان می‌گردد. همه در قید ساعت‌ها باقی مانده‌اند اما واقعیت این است که می‌توان در قید ساعت نبود و کارها را بر اساس زمان انجام نداد.

 

هر چیزی که فرکانس دارد می‌تواند یک ساعت زمانی را برای شما درست کند، همان‌طور که ساعت فعلی الانِ جهان، نیز بر اساس فرکانسی از یک اتم فراهم شده است. پس اگر دامنه این فرکانس را کم و زیاد کنیم، می‌توانیم ساعات مختلفی را برای خودمان درست کنیم و معنای ساعت هم در اینجا عوض می‌شود.

 

زمان گذری ندارد و این ما هستیم که از روی آن می‌گذریم، شاعر گران‌قدر حافظ شیرازی می‌گوید:

بنشین بر لب جوی و گذر عمر ببین

 

گذر عمر یعنی گذشتن ما از اوقاتی که داریم و نه گذشتن زمان. آلبرت انیشتین در جمله معروفی می‌گوید: کسانی که با فیزیک آشنا هستند، می‌دانند که تفاوت بین گذشته و حال و آینده فقط توهمی ماندگار است و در حقیقت زمان، گذرانی ندارد و در گذر نیست و همه اوقات ما فقط «حال» است یعنی همین الان.

 

همچنین انیشتین ثابت کرد که زمان نسبی است و به وسیله حرکت کردن، می‌توان آن را تغییر داد. یعنی اگر شما حرکت کنید، زمان کندتر می‌شود. من می‌خواهم از این مفهوم استفاده کنم و بگویم که اگر حرکتی انجام دهید، زمان نه تنها کندتر می‌گذرد بلکه قابل کنترل و مدیریت هم هست.

 

با این گفته‌ها می‌شود ثابت کرد که زمان یک جریان یک‌طرفه، رو به آینده نیست. تنها زمانی که ما در اختیار داریم، زمان حال است. پس آن را دریابید، این مسئله خیلی پیش‌تر از انیشتین نیز در ادبیات کهن خودمان حضور داشته است، مانند شعر شاخص عمر خیام:

 

از دی که گذشت هیچ ازو یاد مکن

فردا که نیامده ست فریاد مکن

بر نامده و گذشته بنیاد مکن

حالی خوش باش و عمر بر باد مکن

 

درک برخی مفاهیم نیاز به صبر و حوصله دارد و امیدوارم در این مقاله تحقیقاتی این صبر و حوصله را داشته باشید که تا انتهای مطالب را دنبال کنید. زیرا در ادامه می‌خواهم راهکارهای مدیریت و کنترل خارج از زمان را به شما یاد بدهم.

 

مدیریت زمان


بخش ٢: نحوه برنامه‌ریزی برای مدیریت زمان

 

وقتی برای خودمان برنامه‌ریزی داریم و برنامه‌ای را مشخص می‌کنیم، یعنی برای خودمان هدف داریم و به آن هدف پایبندیم. یعنی برای هدف‌مان تلاش و کوشش می‌کنیم. در حرکت هستیم و این همان اولین اصل درست و اساس جهان هستی است، یعنی در حرکت بودن.

 

مدیریت زمان

 

اگر مقاله قبل را برای مقابله با ترس ها خوانده‌اید، یکی از راهکارها همین بود که حرکت کنید و در حال انجام باشید. پس اگر کسی را دیدید که برنامه‌ریزی دارد و آن را مو به مو اجرا می‌کند، بدانید که فرد هدفمند و مؤثری است. به زودی نتایج زیادی از او خواهید دید و در یک کلام برای مدیریت زمان باید برنامه‌ریزی داشت.

 

برای خودتان برنامه‌ای تعیین کنید، برنامه را کوچک کنید و به بخش‌های مختلف آن‌ را تقسیم کنید و در هر روز بخش‌های متفاوتی را برای انجام کارهایتان در نظر بگیرید. نمی‌گویم ساعت مشخص کنید، چون قرار است در قید ساعت، روز و تاریخ نباشید. پس فقط بخش‌هایی را تعیین کنید و انجامش دهید، در هر موقع از روز که متناسب شماست و دوست دارید در آن لحظه کار کنید.

 

اگر برنامه‌ریزی مشخصی در طول روز ندارید، حتماً و قطعاً در جایی وقت خودتان را هدر می‌دهید. مثلاً از روی بیکاری و بی‌هدفی به شبکه‌های اجتماعی سرکی می‌کشید و اخبار را جستجو می‌کنید، برای همین وقت در روز کم می‌آورید. به نظرتان یک فرد با برنامه‌ریزی می‌تواند وقت کم بیاورد یا با کمبود زمان مواجه شود؟

 

نه نمی‌شود؛ زیرا طبق برنامه باید پیش برود و تنها در زمان استراحت و فراغت به کارهای جانبی می‌پردازد. این مفهوم بسیار ساده است و همه آن را می‌دانند و در پس‌زمینه مغزشان آن را دارند. ولی چرا افراد باز هم با کمبود وقت مواجه هستند؟ چون برنامه‌ریزی ندارند، چون هدف ندارند و متعهد نیستند!

 

چون مفهوم به همین سادگی را انجام نمی‌دهند و تنبلی می‌کنند؛ به همین سادگی!!!!! برخی کارها آن‌قدر ساده اتفاق می‌افتد که حتی فکرش را هم نمی‌توانید بکنید که به این سادگی است که نادیده گرفته می‌شود و بعد به دنبال هزاران تکنیک و فن می‌گردید.

 

فقط باید قدرت اجرا کردن آن را داشت و عمل‌گرا بود. وگرنه که همه، همه‌چیز را می‌دانند. این مقالات فقط برای این نوشته می‌شوند که قدرت عمل‌گرایی شما را به شما بازگرداند. دلیل بسیاری از عقب افتادن‌ها، رشد نکردن‌ها و در جای اصلی خود نبودن‌ها، همین بهانه زمان نداشتن است!

 

مدیریت زمان


بخش ٣: چگونگی پیشرفت و رشد در مدیریت زمان

 

 اگر بدانید که با مدیریت زمان، پله‌های رشد و پیشرفت را تندتر و با کیفیت‌تر طی می‌کنید، بازهم می‌گویید: زمان ندارم، وقت ندارم، وقت کم می‌آورم؟
مردم به کاری دست نمی‌زنند و تخصصی نمی‌آموزند. چون وقت ندارند که از کارشان بزنند و برای بالا بردن کیفیت و کمیت کارشان کاری کنند. وقتی می‌پرسم که چرا زمان نمی‌گذارید؟ می‌گویند: اگر از کارم بزنم حقوق و درآمدم کاهش پیدا می‌کند!

 

مدیریت زمان

 

ولی اگر بدانید با زمان گذاشتن بر روی رشد خود و مهارت‌تان، حقوقتان افزایش پیدا می‌کند، بازهم به فکر همان حقوق ناچیز خود هستید؟ سعی می‌کنید جایگاه فعلی نامناسب خود را حفظ کنید؟ این یک چرخه معیوب و تکراری است که بسیاری از افراد در آن اسیر هستند و مداوم آن را تکرار می‌کنند. بهانه وقت نداشتن، فقط یک بهانه توجیهی است، برای فرار کردن از بار مسئولیتِ رشد و پیشرفتِ خودتان.

 

با برنامه‌ریزی همه‌چیز امکان‌پذیر است. مدیریت داشتن، در هر چیز از اصول حرفه‌ای است و چه چیزی بهتر از این که بتوانید، اوقات و زمان خودتان را مدیریت کنید و در این زمینه به بهره‌وری برسید و در جهت رشد و پیشرفت و ارتقاء و اعتلای خودتان گام بردارید. می‌توانید همانند PDF آپدیت گام هشتم کسب و کار جدول‌هایی را برای خودتان چاپ کنید و برنامه ماهانه، هفتگی و روزانه را کاملاً مشخص کنید. قبل از همه این‌ها، باید بتوانید برنامه و هدف اجرایی خودتان را به کارهای کوچک‌تر بشکنید و در هر روز تعدادی کار کوچک، در جهت رسیدن به هدفتان انجام دهید.

 

انجام چندین کار کوچک، بسیار مؤثرتر از فکر کردن به یک کار بزرگ و غیرقابل انجام است. مسئله دیگری که وجود دارد که اگر اهداف را به همان بزرگی که در ذهن‌تان موجود است در نظر بگیرید، اول از همه ترس از انجام و نرسیدن به مقصد به سراغ‌تان می‌آید. پس برنامه‌ریزی برای مدیریت زمان، فایده دیگری نیز دارد و آن غلبه بر ترس‌ها و توهمات ناشی از بزرگ پنداشتن کارِ پیش رو است. تا زمانی‌که دست به اقدام نزنید، این ترس‌های درونی، شما را همراهی خواهند کرد و حتی قدرت نوشتن برنامه‌ریزی و وقت گذاشتن بر روی کار موردنظر خود را هم نخواهید داشت.

 

همین مدیریت زمان و برنامه‌ریزی می‌تواند یکی از اقدامات مؤثر و کاربردی در شروع کارتان باشد. این یعنی که شما اقدام کردید و حرکتی انجام دادید و پس از آن، همه‌چیز با هم به حرکت در می‌آیند تا شما به هدف‌تان برسید.

 

مدیریت زمان


بخش ۴: مدیریت زمان با کمک اپلیکیشن موبایل

 

تا اینجا گفتیم که برنامه‌ها را به چند برنامه کوچک‌تر بشکنید و در برنامه روزانه خود جای دهید. برای انجام آن در برنامه‌تان یک علامت تیک بزنید. حتی می‌توانید برنامه خودتان را در اپلیکیشن هایی مثل ANY.DO و Wunderlist و برنامه‌هایی مشابه وارد کنید و همراه خود داشته باشید و برنامه را مرور کنید یا تیک بزنید.

 

مدیریت زمان

 

همین تیک زدن‌های روزانه، شما را قدم‌ها به جلو می‌راند و از نظر روانی اثر بسیار مثبتی بر روی شما دارد. هنگامی که می‌بینید از پس برنامه‌های کوچک خود بر آمده‌اید، ذهنتان نتیجه می‌گیرد که پس می‌توانید از پس برنامه‌های بزرگ‌تر و سخت‌تر هم برآیید. این‌گونه خودتان تشویق می‌شوید تا کارهای بزرگ‌تر و بهتر را انجام دهید. مثل مراحل یک بازی می‌ماند که وقتی مراحل ابتدایی را طی می‌کنید، آن مراحل دیگر ساده می‌شوند. حکم آب خوردن برایتان دارد و شما به جلو می‌روید و بازی را ادامه می‌دهید.

 

مدیریت زمان، برنامه‌ریزی و اقدام کردن را نیز مشابه یک بازی در نظر بگیرید، که اولین بار سختی خودش را دارد ولی در ادامه بسیار ساده و روان است. این نکته را هم در نظر بگیرید که بابت تیک زدن‌های روزانه به خودتان پاداش بدهید. این سیستم پاداش دهی را برای خودتان به مراحل وسیع‌تر ببرید. مثلاً برای انجام کار در این هفته خودتان را به یک بستنی عالی یا یک ضیافت شام دلنشین دعوت کنید تا اثر این تیک زدن‌ها و پیشرفت‌ها در ذهن‌تان ماندگار باشد.

 

مدیریت زمان


بخش ۵: یک عامل شکست در مدیریت زمان

 برخی می‌گویند: انگیزه داشتن باعث پیشرفت است و تا انگیزه‌ای وجود نداشته باشد، حتی همین برنامه‌ریزی و زمان‌بندی را نیز انجام نخواهیم داد. اما من می‌گویم: انگیزه نیاز به شارژ مداوم دارد و باید هر روز ،خودتان را شارژ کنید و ممکن است روزی از روزها انگیزه خود را از دست بدهید و دیگر ادامه ندهید!

 

اما بهتر از انگیزه، تعهد داشتن است. اگر به برنامه و اهداف‌تان واقعاً تعهد داشته باشید و با عشق درون‌تان آن را انجام دهید، هیچ‌چیز نمی‌تواند جلوی شما را بگیرد و مانع شما باشد، حتی بی‌انگیزگی! تعهد داشتن به خود و هدف، پایه‌ای‌ترین نکته هر رشد و پیشرفت است. اگر هدفی را با عشق و علاقه درونی‌تان تعریف کرده باشید و برای انجام آن خودتان را متعهد کرده باشید، در هر شرایطی آن را به سرانجام می‌رسانید.چرا؟

 

چون حرکتی بر اساس قوانین ابتدایی طبیعت و همسو با آن را انجام داده‌اید. خودتان را متعهد به انجام و تیک زدن کرده‌اید و مطمئن باشید که حتماً هم اتفاق می‌افتد. در این شرایط همه‌چیز با شما همسو و هم‌جهت خواهد شد و حتی به صورت خودکار نیز دارای انگیزه خواهید شد. پس اگر حرکت اولیه درست و اصولی باشد، بقیه اجزای تصمیم و هدف‌تان نیز خود به خود درست چیده می‌شوند و راهشان را به سمت اجرا شدن پیدا می‌کنند که برنامه‌ریزی و مدیریت زمان نیز یکی از همین اجزاست.

 

می‌توان گفت: موفقیت در مدیریت زمان به هدف و نیت ابتدایی مرتبط است. اگر مداوم در برنامه‌ریزی شکست می‌خورید و همیشه با کمبود وقت مواجه هستید، بهتر است باز گردید و به نیت ابتدایی هدف خود نگاهی بیندازید و ریشه‌ها را بررسی کنید! هدفی که بر مبنای درستی بنا نشده است، همان بهتر که اصلاً اجرایی نشود و شاید اجرا نشدنش مصلحتی درون خود دارد.

 

مدیریت زمان


بخش ۶: اجرایی کردن کارهای روزانه

 

داشتن زمان و اختصاص دادن وقت به کارهای مهم کسب و کارها از جمله موارد حیاتی هر تجارتی است. اینکه کارمند شما با کمبود وقت روبرو است و نمی‌تواند وظایف خود را به نحو احسن انجام دهد یا خودتان نمی‌توانید در کسب و کارتان راه بهینه‌سازی زمان را پیدا کنید، نیاز به بازبینی دقیق دارد.

 

مدیریت زمان

کار امروز را به فردا انداختن و وظایف تمام نشده، بار سنگینی از اضطراب و استرس با خود به همراه دارد که باعث می‌شود ذهن شما همیشه مشغول باشد و هرگز احساس راحتی نکنید. پس یکی از واجب‌ترین کارها در کسب و کارها، داشتن برنامه‌ای برای مدیریت زمان است که می‌توانید آن را به سادگی انجام دهید. قوانینی برای خودتان و سازمان‌تان وضع کنید و همه به آن پایبند باشید و مدام آن را بهینه کنید.

 


بخش ٧: نمونه چک‌لیست مدیریت زمان

 

  • برای هر بخشی وظیفه‌ای تعریف شود و بر اساس آن وظایف برنامه‌ریزی کنید.
  • هر هفته برنامه هر روز را از ابتدای هفته بنویسید و برای انجام آن پروژه‌هایی تعریف کنید.
  • عوامل حواس‌پرتی و اتلاف وقت را پیدا کنید و آن‌ها را حذف نمایید. مثلاً جواب دادن به یک تلفن غیرضروری، چک کردن پیامک‌ها، صحبت با همکاران. آمارها نشان می‌دهند که یک حواس‌پرتی کوچک در کار نیاز به ٢٠ دقیقه زمان برای بازگشت به تمرکز اولیه دارد.
  • کار کردن مداوم، باعث خستگی و فرسودگی می‌شود و از راندمان و کیفیت کار کم می‌کند. بهتر است فاصله‌هایی را برای استراحت در بین کار برای خودتان در نظر بگیرید تا تجدیدقوا کنید.
  • برای کاری که قصد انجامش را دارید، بازه‌ای در نظر بگیرید. مثلاً ٩٠ دقیقه و در طول این مدت، هیچ کاری به غیر از این کار انجام ندهید (اینترنت را خاموش کنید، تلفن را در حالت سکوت بگذارید، با هیچ شخصی حرف نزنید). بعد از این دو ساعت یک استراحت عالی داشته باشید. این روش باعث افزایش بهره‌وری در کارها می‌شود و کارها با تمرکز بالایی انجام می‌شوند. اگر در طول روز، سه کار با این تمرکز انجام دهید در پایان روز همه وظایف شما تیک خورده‌اند و وقت هم اضافه می‌آورید.
  • سعی کنید کارهای مهم و حیاتی روز را در ابتدای هر روز کاری انجام دهید. همانند مورد قبل در یک بازه با تمرکز بالا این کار را انجام دهید، در حقیقت برای خودتان اولویت‌بندی داشته باشید.
  • در تعریف وظایف و کارها در طول روز، زیاده‌روی نکنید. تعداد آن‌ها را بر اساس ظرفیت خودتان تعیین کنید. انجام نشدن آن‌ها نیز باری دیگر است که بر دوش می‌کشید. پس در کوچک‌تر کردن اهداف و برنامه‌ریزی روزانه، هوشمندانه عمل کنید.

 


نتیجه‌گیری:

من در این مقاله به ٧ بخش ضروری در مورد مدیریت زمان عملی با شما گفتگو کردم. در انتهای مطلب می‌خواهم چکیده اصلی این تحقیق را برای شما جمع‌بندی کنم. اگر قصد دارید زمان خودتان را به صورت واقعی مدیریت کنید فقط ٧ کار را درست انجام بدهید:

 

  1. زمان زمینی (ساعت، سن، عمر، تاریخ، سال) را از مغزتان کاملاً حذف کنید!
  2. یک برنامه کلی در هفته برای انجام کارهای خود بریزید.
  3. در برنامه‌ریزی خود کسب تخصص و مهارت را در هفته بگنجانید.
  4. برنامه‌های کلی را ریز و کوچک کنید و در اپلیکیشن یا کاغذ ثبت کنید.
  5. متعهد به انجام برنامه‌ها بشوید و کارها را تیک بزنید.
  6. تحت هر شرایطی کارها را باکیفیت بالا انجام دهید و به سراغ کار بعدی بروید.
  7. می‌توانید از چک‌لیست برای راهنمایی استفاده کنید.

 


کلیپ بعدی : نحوه برنامه ریزی برای مدیریت زمان صفر  

دانلود قسمت هفدهم سریال آنلاین « سفر به دنیای کسب و کار »

 

2 پاسخ
  1. maryam.kh
    maryam.kh گفته:

    سلام.خیلی ادعای بزرگیه که زمان وجود نداره
    اگه زمان وجود نداشته باشه چرا پس همه به دنبال مدیریت زمان هستند در کسب و کارشون؟
    خیلی عجیب غریب بود این مقاله ای که نوشتید اما راه حلی که اموزش دادید جالب بود چون تمرکزش روی انجام اهداف برنامه ریزی بوده

    پاسخ
    • مشاور اقتصادی
      مشاور اقتصادی گفته:

      با درود خدمت شما
      متاسفانه خیلی از موارد در جامعه جهانی آموزش های کذب و دروغینی هستند برای پول درآوردن بیشتر. مثلاً مباحث بازاریابی به طور کلی از نیرنگ ها و فریب هایی سخن به میان می آورد که مدیران کسب و کار به این موضوعات پول بپردازند. در جهان ما بازاریابی عصبی نداریم! بلکه رفتار مصرفه کننده ها را مورد بررسی قرار می دهند و از خودشان تزهایی بیرون می دهند و اسمش را هر چه دوست دارند می گذارند. حالا رسیدیم به نقطه سر خط سوال تان که همه جهان بابت مدیریت زمان پول می پردازند در حالیکه اصلاً زمان زمینی وجود خارجی ندارد. خیلی ساده است، شما در روز فقط روی پروژه های برنامه خودتان متمرکز باشید و زمان ساعت، روز، سال را رها کنید و نتایج را شاهد باشید. نه هزینه ای می خواهد و نه بی نتیجه باقی می مانید.

      پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگو شرکت کنید؟
نظری بدهید!

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

مرا با ایمیل از دیدگاه های آتی این نوشته مطلع کن. همچنین می توانید بدون ارسال دیدگاه مشترک شوید.